Una gran variedad de industrias pueden beneficiarse de la implementación de firmas electrónicas en lugar de las alternativas tradicionales de pluma y tinta inscritas en documentos físicos.
Por supuesto, a menos que haya experimentado estas ventajas de primera mano, es posible que no se dé cuenta de por qué hacer este cambio es tan importante. A continuación, se muestra lo que hace que el enfoque electrónico para la firma de documentos sea tan deseable.
Se puede mejorar la eficiencia
La ventaja principal que ofrece el software eSignature es que puede aumentar y mejorar la eficiencia en varias áreas.
Crear, emitir, organizar y enviar documentos en papel es una gran pérdida de tiempo, además de generar una gran cantidad de costos asociados que se acumularán cada año en cualquier operación comercial.
Por el contrario, los documentos electrónicos que pueden ser firmados por varias partes, enviados por correo electrónico o transferidos de forma segura a través de la nube y, en última instancia, no necesitan convertirse en una copia física en ningún momento serán mucho más asequibles e intrínsecamente más eficientes.
Desde empresas de servicios financieros y aseguradoras hasta organizaciones de ingeniería, operadores de construcción y fabricantes, se aplican los mismos beneficios. Incluso con el crecimiento de la industria del papel, la demanda de documentación física está cayendo y es fácil ver por qué en este contexto.
Se puede incrementar la seguridad
Los documentos en papel se ven amenazados por todo tipo de problemas de seguridad cada vez que se utilizan, ya sea como resultado de una interferencia deliberada, un error humano o pura mala suerte.
Afortunadamente, el uso de firmas electrónicas y documentos digitales permite una vez más a todas las industrias superar las limitaciones del pasado y superarlas casi sin problemas.
Los documentos se pueden cifrar para evitar alteraciones externas, de modo que solo los signatarios pertinentes tengan acceso a ellos. Además, puede asegurarse de que todas las partes hayan firmado de manera oportuna, en lugar de descubrir demasiado tarde que falta alguna firma clave en acción.
Para las industrias pesadas donde el entorno de trabajo es necesariamente más peligroso, las firmas digitales y la documentación también son mucho más resistentes que sus contrapartes físicas. Se pueden almacenar de forma remota en centros de datos que no estén en riesgo de maquinaria o cualquier otro desastre en el sitio que pueda ocurrirles.
Se puede aumentar la satisfacción del cliente
Es más probable que los clientes satisfechos sean leales a largo plazo, y hacer el cambio a las firmas electrónicas puede ser una estrategia para aumentar los niveles de satisfacción.
La eficiencia es una vez más el nombre del juego, ya que poder enviar documentos importantes para ser firmados electrónicamente será mucho más conveniente y rápido para todos los involucrados. Un cliente puede disparar su John Hancock desde su teléfono inteligente o computadora, desde cualquier parte del mundo, engrasando las ruedas de algunas de las ofertas más importantes.
La sostenibilidad se puede mejorar
Todas las industrias tienen como objetivo mejorar la sostenibilidad en este momento, no solo para cumplir con sus propios objetivos internos para reducir el impacto ambiental o apaciguar a los reguladores, sino también para satisfacer las expectativas de los clientes conscientes del medio ambiente en todo el mundo.
Las firmas electrónicas pueden promover los esfuerzos para un enfoque sin papel para hacer negocios, marcando todas las casillas en términos de operación sostenible. Entonces, si bien puede haber algunos desafíos iniciales que superar al adoptar este enfoque, los beneficios a largo plazo hacen que esto sea fácil de justificar.
